Metodologia 5s: Como aplicar no seu Empreendimento e no Dia a dia

O ano era 1950. O Japão tinha acabado de se desfigurar diante da Segunda Guerra Mundial. Ainda engatinhando para se tornar uma extraordinária potência econômica, a população precisava reparar toda infraestrutura e economia, e ainda voltar a ter a competitividade de sempre.

Ao contrário do que se esperava, o Japão, em conjunto com os Estados Unidos, estava preparado para reconstruir toda nação. O restante das indústrias de alta tecnologia foram fundamentais para colaborar com a reconstrução do país. Mas, sem dúvidas, o fator mais importante que motivou a população a esquecer os danos causados pela guerra, foi a implantação de métodos do 5s para evitar o desperdício e mantivessem a qualidade dos recursos (poucos) que sobraram na época.

Hoje em dia, ter qualidade é tão comum que já faz parte do cotidiano de cidadãos, empresários, estados e até países que sequer estiveram em guerra! Por conta disso, a implantação do programa 5s se tornou vital para a evolução dos ambientes profissionais e pessoais.

Os 5s e a Gestão da Qualidade Total

Se você pretende aplicar a metodologia infalível do programa 5s, existem algumas coisas que é importante saber antes: A metodologia 5s é uma das bases mais importantes para iniciar um processo chamado “Gestão da Qualidade Total”. Este, por sua vez, são estratégias que permitem que toda ação a ser tomada tenha a melhor qualidade possível, visando satisfazer e surpreender os clientes.

Quando falamos em qualidade, muitas pessoas entendem que nos referimos apenas ao produto ou serviço final. Mas não é bem assim que funciona. Se você procura satisfazer seus clientes, a qualidade precisa advir dos seus fornecedores, funcionários, concorrentes e toda cadeia de Stakeholders, isto é, todos as pessoas ou grupos que afetam, de alguma forma, os resultados do seu empreendimento.

Mas para que você consiga aplicar a qualidade “nua e crua” a todos os públicos, é mais difícil do que se pensa. Os 5 sensos foram criados então para proporcionar um melhor ambiente, que procure facilitar a produtividade e qualidade em todas as ações!

Programa 5s no Dia a Dia

Com a chegada da era da informação, o programa 5s passou a ser utilizado não somente por empresas. Na vida pessoal, as pessoas estão mais sujeitas a levarem suas atividades no piloto automático. Com a aplicação dos 5s, qualquer pessoa pode:

  • Aumentar sua criatividade e produtividade;
  • Ter facilidade em separar e localizar suas contas pessoais;
  • Aplicar uma rotina segura e confiável;
  • Adotar práticas para ter um ambiente limpo com mais facilidade;
  • Buscar uma melhoria na Qualidade de Vida, etc.

Não faltam exemplos para mostrar que incrível funcionalidade esse método possui. Além de sua praticidade, muitos detalhes cotidianos que passam batidos, vão ser extremamente utilizados para o aperfeiçoar seu dia a dia.

O programa 5s, por sua vez, são 5 palavras de origem japonesa, sendo elas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Cada palavra tem como objetivo promover uma espécie fundamental de melhoria imediata e contínua, vamos conferir?

Como aplicar cada um dos 5s?

Seiri: Senso de Utilização

Se você tem um empreendimento que possui vários deveres e obrigações, mas não sabe por onde e como começar, saiba que o Seiri está ligado de forma significativa na produtividade que você precisa ter. Este senso é ideal para quem não consegue utilizar o tempo da melhor forma, pois acaba focando, naturalmente, em diversas tarefas ao mesmo tempo.

É muito comum os ambientes criativos tenderem a ser mais bagunçados ou possuírem obstáculos que impedem a realização das atividades. Isso reflete diretamente na falta de eficiência, tanto pessoal como profissional. É aí que o Seiri, primeiro do 5s, age, separando todos os recursos que são essenciais e relevantes e todos os que são desnecessários.

Antes de tudo, o primeiro passo para começar a metodologia 5s e aplicar o Seiri em seu cotidiano é definindo a atividade mais importante do dia, ou o objetivo que inevitavelmente, você deverá cumprir em primeira ordem. Utilize o maior tempo que você tiver para realizar essa atividade, enquanto nas horas alternativas, como o início do dia ou fim de tarde, utilize para fazer as tarefas que não são prioritárias.

Depois disso, defina quais os recursos você irá precisar para realizar sua principal finalidade. Num ambiente planejado, é importante que esteja visível apenas os recursos que afetarão seu empreendimento de forma significativa. Após o termino da tarefa, o local precisa ser reorganizado de acordo com os próximos objetivos. Vamos entender como organizar esses recursos?

Seiton: Senso de Organização

Você já se deparou no final do dia, após um longo período de faxina no ambiente, com o sentimento de tristeza por saber que em após algumas semanas, o resultado será quase idêntico a antes da limpeza?

Para quem mora ou trabalha sozinho, esse senso pode não ser a prioridade. Mas num ambiente aproveitado por diversas pessoas, a dificuldade em manter a limpeza é um dos fatores que mais postergam os resultados de todos, além de ser tratada, na maioria das vezes, como segundo plano.

A organização é o que define se as pessoas serão funcionais ou não. Priorizar o Seiton vai ajudar você a beneficiar todos os colaboradores e membros internos do local. Portanto, a primeira dica para iniciar sua organização é tornando o ambiente padronizado. Muitas pessoas que necessitam de um ambiente bem organizado, recorrem ao uso de etiquetas coloridas ou organizam seus livros e documentos em ordem de gênero.

Além disso, o layout é um dos fatores que mais impactam no ambiente – se não for o essencial. Por essa razão, para que você consiga otimizar o ambiente, organize os móveis de acordo com sua funcionalidade, por exemplo:

De acordo com o programa 5s, a mesa e alguns documentos específicos ficam próximos a você. Gavetas de documentos, armários objetos que não fazem parte da rotina, devem ser mantidos o mais longe do local.

Claro, você pode (e deve) mudar de acordo com seu ambiente ou departamento. Porém, a intenção do 2° passo do 5s é manter apenas os recursos funcionais agregados ao local, para todos realizarem suas atividades.

Seiso: Senso de Limpeza

“Ambiente limpo não é o que mais se limpa e sim o que menos se suja.”

Chico Xavier tem razão quando diz a causa dos problemas de muitos ambientes. Esse senso, apesar de se identificar com Seiton, 2ª etapa do 5s, foca na própria limpeza de ambiente.

Quando o assunto é limpeza, sei que deveria explicar a importância de limpar o escritório ou quarto (até para não causar uma quebra nas expectativas). Entretanto, compreendemos que a limpeza apenas se torna mais produtiva quando não vem da quantidade, mas sim, de quanto tempo ficará limpo.

Para isso, o Seiso zela por um ambiente que seja inspecionado. O que quero dizer, é que as tarefas de limpeza, inevitavelmente, são mais produtivas, caso sejam diminuídas. Aliás, nunca subestime lavar dois pratos a cada dia do que uma louça inteira no final de semana.

Dessa forma, também é garantido dizer que o local prevenirá inúmeros acidentes. Além de não precisar mais dedicar-se a uma faxina que dura seu fim de semana. Enfim, esta etapa do 5s pode ser utilizada e reutilizada em todos os locais de forma prática e orgânica!

Seiketsu: Senso de Higiene ou Padronização

Você que empreende e possui uma equipe, vamos te explicar que colocar em prática os três primeiros sensos do 5s é muito complicado.

Isso porque, motivar as pessoas que convivem com você a mudarem seus comportamentos, pode até ser feito. Mas quando se trata das atitudes que vão ser tomadas por eles, fazer essa mudança não é fácil assim.

Não é diferente no ambiente de trabalho. Os colaboradores precisam estar alinhados com seu propósito organizacional para o bom funcionamento, mas na verdade, o que é comum acontecer no dia a dia é uma equipe com culturas e padrões diferenciados, que acaba prejudicando os objetivos da empresa.

Mas felizmente, uma das formas mais fáceis de cuidar dessa diferença é através do Seiketsu, a 4° etapa do programa 5s. Esse senso procura organizar as normas de regras de convivência da equipe, criando um contexto para que você e todos grupo consigam alinhar suas ações.

Mas não há formula mágica para isso. Aplicar esse senso significa criar ações, campanhas e processos para garantir que todos os funcionários ajam como acordado. Parece difícil, mas nós vamos te ajudar:

Como líder de equipe, uma boa dica é começar pelo lado comportamental, priorizando o clima organizacional e a relação do grupo, além de sempre manter o local limpo e bem organizado.

Agora, crie normas simples de padronização, como por exemplo:

  • Selecione e divida quais pessoas vão estar responsáveis pela limpeza no local do dia;
  • Ajuste padrões de comportamento como o modo de sentar ou comer no ambiente;
  • Aplique palestras e treinamentos sazonais para o alinhamento dos procedimentos internos;
  • Crie novos visuais padronizados para sua equipe.

Você ficará impressionado com a facilidade de organizar a saúde e a qualidade de vida da sua equipe ou de seus colegas!

Shitsuke: Senso de Autodisciplina

O último Senso, também conhecido como “ordem mantida” é, sem dúvidas, o mais importante de todos. Se chegou até aqui, você não pode perder a etapa que vai fazer com que toda a sua leitura faça valer a pena!

Ou seja, já estamos diante do último desafio para os empreendedores e as pessoas que querem aplicar corretamente metodologia 5s: o Shitsuke.

E, para que isso seja possível, você apenas precisará consolidar todo esse conhecimento em suas ações e atitudes no dia a dia, ou melhor, colocar isso prática todos os dias.

A melhor maneira de investir no crescimento da sua qualidade é praticando constantemente todos os 4s anteriores, sem decair o nível de produtividade. Em outras palavras, é ter autodisciplina para manter o nível de qualidade, até que possa aumenta-lo.

Uma das formas mais simples para conseguir se disciplinar, é identificando quais são os processos que não seguem nenhum dos padrões mencionados acima, e assim, corrigi-los. A longo prazo, você notará com mais facilidade quais são as variações que não deveriam estar lá. Também fuja de todas as distrações que impeçam o seu desenvolvimento, ou que são irrelevantes, como problemas e situações alheios.

Com ações elaboradas para utilizar, organizar, limpar e aplicar os procedimentos, tendo em mente aplica-las de forma contínua, seu objetivo certamente levantará resultados incríveis.

Então, depois desse comentário completo sobre a metodologia 5s, o que acha de implementar em seu empreendimento ou seus objetivos? Espero que tenha gostado das dicas, um grande abraço e até a próxima!